Haushaltsbuch quick and dirty

Es gibt wenige Dinge in den weitläufigen Sphären der Finanzthemen, die so unsexy sind wie Haushaltsbuch führen. Allein schon das Wort „Haushaltsbuch“ lässt mich an das kleine schwarze Notizbuch meiner Oma denken, in das sie in altertümlicher Schönschrift Ihre Kassenbons übertrug.

Hinzu kommt, dass die Tätigkeit an sich mit Aufwand verbunden ist und somit eine gewisse Einstieghürde aufweist. Ich selbst führe ehrlich gesagt auch ungerne Haushaltsbuch. Leider ist es aber nötig und zwar immer dann, wenn man am Anfang einer finanziellen Veränderung steht. Dabei ist es egal, ob diese Veränderung aus dem Außen kommt, z.B. durch weniger Einnahmen in der Elternzeit, oder von innen, wie zum Beispiel, wenn man an seiner Lebenssituation etwas ändern möchte und dafür seine Ausgaben und Investitionen neu strukturieren muss.

Nachfolgend teile ich also meine Tipps und Tricks, um das Führen eines Haushaltsbuchs so zeitsparend und unkompliziert wie nur möglich zu gestalten.

Der Status Quo – fixe Einnahmen und Ausgaben

Als erstes benötigt man eine grundlegende Gegenüberstellung der monatlich wiederkehrenden Einnahmen und Ausgaben. Diese Auflistung muss nur ein Mal am Anfang eines Haushaltsbuchszyklus erstellt werden.

Zu den festen Einnahmen zählt zum Beispiel das Gehalt oder das Kindergeld. Boni, Weihnachtsgeld oder andere Geldgeschenke gehören hingegen nicht dazu, da sie nicht monatlich wiederkehrend sind.

Die festen Ausgaben, auch Fixkosten genannt, beinhalten die monatliche Strom- und Handyrechnung, die Miete oder Hausrate, Mitgliedsbeiträge, Streamingdienste und eben alles, was zuverlässig jeden Monat gezahlt werden muss.

Was ist mit quartalsweisen und jährlichen Ausgaben?

Versicherungen und KFZ-Steuern fallen zwar regelmäßig, aber nicht monatlich an. Es wird häufig empfohlen solche Kosten auf ihren monatlichen Teilbetrag runterzurechnen und ebenfalls in die Fixkosten mit aufzunehmen. Dieses Vorgehen ist insbesondere dann sinnvoll, wenn es sich um größere Rechnungen handelt, auf die gespart werden muss.

Ich persönlich führe solche Kosten nicht bei den Fixkosten, sondern einfach unter „Sonstiges“ in meinen veränderlichen monatlichen Ausgaben. Unsere Steuern und Versicherungen sind alle so günstig, dass ich nicht dafür sparen muss und sie direkt von meinem Gehalt bezahlen kann, weswegen ich sie wie eine einmalige monatliche Ausgabe verbuche.

Erste Auswertung von Einnahmen vs. Ausgaben

Nach der Auflistung von fixen Einnahmen und Ausgaben kann eine erste Einschätzung erfolgen. Wenn das Ergebnis der Rechnung „feste Einnahmen minus feste Ausgaben“ sehr gering oder sogar negativ ausfällt, ist das ein klares Anzeichen dafür, dass Handlungsbedarf besteht:

Welche Ausgaben können gestrichen oder reduziert werden? Kommt zum Beispiel ein günstigerer Handytarif in Frage oder kann man vielleicht auf einen Streamingdienst verzichten? Braucht man die Mitgliedschaft im Fitness-Studio noch, wenn man doch sowieso viel lieber zu Hause mit Pamela trainiert?

Häufig gibt es bei den festen Ausgaben Mittel und Wege ohne großen Aufwand Kosten zu reduzieren. Auf lange Sicht sollte man sich trotzdem mit Möglichkeiten dauerhafter Einkommenssteigerungen beschäftigen und das auch, wenn man bereits eine gute Sparquote vorweisen kann. In meinen 8 Jahren im Beruf hat sich mein Gehalt um 80% gesteigert. Mein Humankapital hat damit eine wesentlich bessere Performance hingelegt als mein Depot.

Im Anhang findest du übrigens eine Vorlage für die Erfassung deiner Einnahmen und Fixkosten, die ich für dich erstellt habe. Auf dieser Basis erfasse ich auch meine eigenen Daten. In dem Bereich für Notizen kannst du beispielsweise Ideen vermerken, wie du Ausgaben reduzieren oder Einnahmen steigern kannst.

Variable Ausgaben erfassen

Kommen wir nun zu den variablen Ausgaben. An dieser Stelle muss ich vorwarnen: Ich gewinne mit meiner Version eines Haushaltsbuchs keinen Blumentopf für Genauigkeit. Was ich jedoch sehr wohl gewinne, ist ein Einsicht in meine Geldfresser und ein Bewusstsein für mein Konsumverhalten – und genau darum geht es im Kern.

Zahle alles mit Karte

Je mehr man mit Karte zahlen kann, desto einfacher und genauer wird das Haushaltsbuch. Wie gesagt musst du keinen Genauigkeitspreis gewinnen, aber wer meistens mit Bargeld zahlt und Haushaltsbuch führen möchte, muss Kassenbons sammeln und das wollen wir tunlichst vermeiden. Zu umständlich, zu zeitaufwändig und so ein Rudel Kassenbons im Portemonnaie ist nicht gerade ästhetisch ansprechend.

Wer mit Karte zahlt findet jede Ausgabe praktisch nach Datum sortiert in seinen Kontoumsätzen, weswegen ich sogar beim Bäcker und im Kiosk das Bargeld stecken lasse.

Heutzutage bieten einige Banken auch automatische Kategorisierungen von Umsätzen an und stellen anschließend eine Auswertung zur Verfügung. So hat die comdirekt beispielsweise den „Finanzmanager“ und die Sparkasse den „Finanzplaner“. Bis 2021 hatte auch die ING vergleichbare Funktionen, hat diese aber ersatzlos gestrichen, einfach weil nur Wenige diese Auswertungen genutzt hat. Ich könnte mir vorstellen, dass es beim „Finanzmanager“ und beim „Finanzplaner“ nicht anders aussieht, aber wahrscheinlich haben Sparkasse und comdirekt einfach noch keine Nutzeranalyse durchgeführt. Zumindest habe ich keine Informationen zu Nutzerstatistiken finden können.

Das Problem ist, dass zur Verfügung gestellte Tools der Banken bestimmt gut sind, um einen groben Überblick zu liefern. Häufig hat man als Nutzer jedoch einen gewissen Einrichtungsaufwand, nicht selten funktionieren die automatischen Kategorisierungen nicht korrekt und mehrere Konten lassen sich schwer bis gar nicht abbilden.

Eine klassische Excel-Tabelle ist für Durchschnittsnutzer und -Nutzerinnen oftmals praktischer, weil sie besser zu personalisieren ist, sich leichter skalieren lässt, eine anschaulichen Zeitverlauf liefen kann und auch dann aussagekräftig bleibt, wenn man mehrere Konten besitzt. Deswegen:

Erstelle dir eine simple Excel Tabelle…

… und verkünstel‘ dich nicht dabei. In den Zeilen stehen die Monate und in den Spalten die Ausgabekategorien. Die letzte Spalte beinhaltet die Summe deiner Ausgaben pro Monat.

Ganz wichtig: Verwende so wenig Kategorien wie möglich und so viele wie nötig. Brauchst du einzelne Kategorien für „Bücher“ und „Weiterbildungen“ oder kannst du Bücherkosten einfach bei „Weiterbildungen“ mit einrechnen? Müssen es eigene Kategorien für Arztkosten und Apothekenausgaben sein oder kommst du auch mit „Medizinisches“ zurecht?

Welche Kategorien Sinn ergeben, ist individuell. Ich benutze immer folgende:

• Lebensmittel – Supermarkteinkäufe
• Haushalt – Waschmittel, Putzzeug
• Medizinisches – Arztkosten, Apotheke
• Beauty – Kleidung, Schuhe, Makeup, Taschen
• Events – Eintritte, auswärts essen, Konzerte, Barbesuche
• Bildung – Bücher, Onlinekurse, Fachzeitschriften
• Technik – Handy, Notebook, Festplatten, Speichermedien
• Kinder
• Sonstiges – alles andere

Mein Haushaltsbuch würde keiner Buchhaltungsprüfung standhalten. Wenn bei einem klassischen Waschmittel- und Putzzeug-Einkauf in der Drogerie auch ein Lippenstift mit in den Einkaufskorb gewandert ist, ist mir das wumpe – das landet alles bei „Haushalt“. Außerdem schlage ich mich bei den Beträgen nicht mit Nachkommastellen rum. Manch ein Haushaltsbuch-Dogmatiker mag jetzt die Hände über dem Kopf zusammenschlagen, aber ich lebe nach Pareto. Ich will 80% der Infos in 20% des Zeitaufwands.

Auch wenn ich eine Freundin von Excel Tabellen bin, stelle ich dir für deine variablen monatlichen Ausgaben ebenfalls eine Vorlage im Anhang zur Verfügung. Wenn du keine Lust hast dich mit Excel herumzuschlagen und lieber mit Papier arbeitest, dann ist diese Vorlage das Richtige für dich.

Lege fest wann dein Auswertungsmonat beginnt

Wenn ich Haushaltsbuchs führe, setze ich mich genau ein Mal im Monat hin. Bei mir beginnt der Auswertungszeitraum immer mit Eingang meines Gehalts, das klassischerweise in der letzten Woche des Monats auf mein Konto eingeht. Es hat sich für mich bewährt nicht den ersten des Monats zu nehmen, einfach weil ich da schon gefühlt mitten in meinen Ausgaben stecke.

Schlachtplan für wiederkehrende Onlinekäufe

Hast du Shops, wo du regelmäßig online einkaufst? Dann finde heraus wie diese Einkäufe auf deinem Girokonto verbucht werden und betrachtet sie gesondert.

Beim Onlineshopping zahle ich eigentlich immer mit Paypal. Der Verwendungszweck wird bei Paypal-Abbuchungen leider immer ziemlich unzuverlässig genutzt. Manchmal verrät er vorbildlich wo eingekauft wurde, meistens nicht. Ich habe mir angewöhnt alle Abbuchungen von Paypal in meinem Girokonto erst einmal zu überspringen. Wenn ich mit den Girokontoabbuchungen fertig bin, wechsele ich in mein Paypal-Konto und gehe dort meine Aktivitäten durch. Praktisch ist, dass Paypal in einer Abbuchung direkt markiert, wenn irgendwo in der Zukunft eine Retoure stattgefunden hat. So lassen sich auch Teilretouren gut berücksichtigen.

Ähnlich gehe ich bei Amazon vor. Amazon-Abbuchungen kommen eigentlich immer von „AMAZON.DE“ oder „AMZN MKTP“, die ich in meinem Girokonto alle überspringe, da in dem Verwendungszweck immer nur willkürliche Reihen aus Zahlen und Buchstaben stehen. Wenn ich an meiner Haushaltsexcel sitze, gehe ich also direkt zu meinen Amazon-Bestellungen und übernehme die Informationen von dort.

Das mögen recht offensichtliche Tipps sein, aber sie ersparen mir jeden Monat viel Zeit.

Auswertung der variablen Ausgaben mit optionalem Budget

Ich komme aus der IT-Branche und da werden ständig und in allen Bereichen irgendwelche Daten erhoben. Jede Datensammlung kann man sich jedoch sparen, wenn man keine Auswertung dieser Daten durchführt und klare Konsequenzen zieht.

Das Gleiche gilt auch für das Führen eines Haushaltsbuchs. Wenn du dir nach ein paar Monaten die Summe deiner Ausgaben pro Kategorie anschaust, erhältst du einen Eindruck dafür, wie viel du in deinen verschiedenen Lebensbereichen ausgibst – das entspricht dem „Auswerten“-Teil deiner Datensammlung.

Im Anschluss kannst du dir überlegen, ob und welche Konsequenzen du ziehen möchtest. Falls beispielsweise in deine Events-Kategorie deiner Meinung nach zu viel Geld geflossen ist, könntest du dir anhand deines bisherigen Konsumverhaltens ein realistisches Budget setzen.

Ich betone hier realistisch. Wenn du daran gewöhnt bist, dich drei bis viermal pro Woche zum Abendessen mit Freunden zu verabreden und nun vor Schreck dein Budget so ansetzt, dass du nur noch zwei Mal im Monat davon auswärts essen gehen könntest, dann ist der Frust vorprogrammiert. Und wo Frust ist, wird keine Gewohnheit Fuß fassen können. Reduziere dein Budget lieber in kleineren Schritten, schließlich wollen wir uns beim Sparen nicht um unsere eigene Lebensqualität bringen.

Ausflug: Umschlagmethode

Momentan erfreut sich die Umschlagmethode, auch „Cash Stuffing“ genannt, immer größerer Beliebtheit Dafür wird ein zuvor festgelegtes monatliches Budget in Bar in Briefe gesteckt, die mit einer Verwendung beschriftet sind. So gibt es dann vielleicht einen Umschlag mit „Tanken“ in dem 100€ liegen und einen Umschlag mit „Lebensmittel“ mit 200€. Bezahlt wird alles in Bar. Meist geht das einher mit einem farbenfrohen und liebevoll gestalteten Haushaltsbuch, das händisch gefüllt wird.

Mein quick and dirty Haushaltsbuch ist quasi das Gegenteil zur Umschlagmethode. Ohne es je selbst probiert zu haben, wirkt Cash Stuffing auf mich wie eine Beschäftigung, die irgendwo angesiedelt ist zwischen Bastelstunde, Kalligrafie-Kurs und Haushaltsbuch. Für mich persönlich wäre es zu zeitaufwändig. Ich schreibe lieber unbezahlte Blog-Beiträge übers Haushaltsbuch führen. Die Sinnhaftigkeit wird sich hier auch der ein oder anderen Person entziehen.

Nachtrag: No offense to the cash stuffing community! Ich selbst folge mehreren Umschlagmethode-Accounts bei Instagram. Sofern es mir nämlich läge selbst die Umschlagmethode zu verwenden, so gern schaue ich anderen Leuten dabei zu, wie sie ihre Scheine durchzählen (bestes Geräusch!) und auf Umschläge verteilen. Das ist wie Meditation für Menschen, die Geld mögen.